תיאור התפקיד:
התפקיד כולל ניהול לשכת ראש הרשות למחקר פרה-קליני ואחריות על מכלול הפעילות האדמיניסטרטיבית השוטפת של הרשות, לצד טיפול בנושאי רכש ולוגיסטיקה ותמיכה בפעילות המחקרית.- ניהול, ארגון ותפעול עצמאי של לשכת ראש הרשות, לרבות ניהול יומן, תיאום פגישות, ישיבות וביקורים, הפקת ימי יחידה, הפקות אירועים, מתן מענה טלפוני שוטף לפניות למערך הרשות.
- הכנת חומרי רקע, מצגות וחומרים תומכים לדיונים מקצועיים ותחזוקה ועדכון של אתר הרשות.
- עבודה שוטפת בממשקים מרובים מול גורמים פנים-טכניוניים וגורמי חוץ.
- ביצוע הזמנות רכש משלב קבלת הצעות מחיר, פתיחת ההזמנה ועד לתשלום סופי לספק.
- מעקב אחר סטטוס הזמנות רכש.
- הדרכות חוקרים להזמנות חיות.
- ביצוע בקרה תקציבית, מעקב אחר הוצאות והתחייבויות כספיות, טיפול בתשלומים מול תקציבנים.
- מתן מענה וייעוץ למזמינים בנוגע לספקים ולהזמנות ומתן מענה לספקים שונים בנושאי תשלום.
- ביצוע משימות ופרויקטים בתחומי לוגיסטיקה ואדמיניסטרציה בהתאם לדרישת הממונים וסיוע שוטף להנהלת הרשות בהתאם לצורך
דרישות התפקיד:
- תואר אקדמי – חובה.
- ניסיון משמעותי בניהול וארגון עצמאי של משרד, בסביבה דינמית ורבת משימות וממשקים.
- ידע וניסיון בתהליכי רכש מקומי וחו"ל.
- ניסיון במערכות SAP ו-SRM .
- ניסיון בניהול תקציבים – יתרון.
- שליטה מלאה בסביבה ממוחשבת ותוכנות OFFICE, ובאקסל בפרט.
- שליטה מלאה בעברית ובאנגלית בכתב ובעל-פה, כולל יכולת ניסוח עצמאית ברמה גבוהה
- יכולת ניתוח וחשיבה אנליטית.
- יכולת למידה מהירה של תחומים חדשים וכלים דיגיטליים.
- תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מצוינים יכולת עבודה בממשקים מרובים,דיסקרטיות ואמינות .
- סדר, ארגון, דיוק וירידה לפרטים.
- יכולת עבודה בצוות לצד עבודה עצמאית, יוזמה וחשיבה מערכתית.
הערות:
- המשרה הינה זמנית ובהיקף 100%
- מיקום המשרה הינו בקמפוס רפפורט בבת גלים חיפה, לעיתים נדרשת הגעה לקמפוס נשר
- נכונות לעבודה בשעות נוספות בהתאם לצרכי היחידה
